ビジネスメールのちょっとした言い回しが気になる

ビジネスメールのちょっとした言い回しが気になる

メールでもLINEでも、ちょっとした言い回しが気になります。

ライターという文章に携わる仕事をしているから、というのもありますが、ライターの仕事を始める前から、ちょっとした言い回しや言葉遣いは気になっていました。

よく考えた結果文章を書いていることもあると思いますが、メールを見て「もっと別の言い方をしたらいいのに」と思うこともしばしばです。

文字だけのやり取りだからこそ、言い方が気になる

相手と面と向かって話をしているときより、メールやLINEでやり取りしているときの方が、ちょっとした言葉遣いが気になります。

なぜなら、メールやLINEは文字だけのやり取りだから。

文字しか見るもの、得られる情報がないので、そこから相手の表情や感情、伝えたいことを汲み取ろうとするんですよね。

内容としては確かに伝わるし、間違っていないんだけど、好印象かと言えばそうじゃない。

上から目線であったり、冷たい印象だったりと感じることも結構あります。

相手が本当にその感情であったならそれでいいのですが、もっとフラットな気持ちでいるのなら、別の言い方をしたら「もっと好感触になるのに」と感じますね。

ちょっと言い方を変えるだけで印象は変わる

ビジネスメールは特に、ちょっとした言い回しが大事だなという気がしています。

同じ内容でも柔らかいニュアンスに変えるとか、上から目線の言い方になっていないかをチェックするとか、本当にささいなことです。

たとえば以前、割と親しい友達のところで単発的に仕事をしたとき、振込手数料についての話になりました。

私の指定した銀行は、相手方の振込先対象外だったため、振込手数料は私の負担に。

私も初めから対象外の振込手数料は自己負担になると聞いていたので全然問題なかったのですが、知り合いが気を遣ってくれたのか、結果として手数料は相手が払ってくれました。

そこで送られてきたメールが、以下のようなものです。

「今回はこちらで手数料を負担しましたが、次回からは手数料をお支払いください。」

普通のビジネスメールであれば、これでも問題ないと思います。

手数料を負担してくれたことも、ありがたいと思っています。

ただ、私としては手数料の支払いをお願いしたわけではありませんし、ある意味相手が勝手にやったことなのに、妙に上から目線であることが気になりました。

これが、

「今回はお世話になったので、こちらで手数料を負担させてもらいました。次回からはご負担をお願いします」

といった感じであれば、だいぶ印象が変わります。

相手への感謝があるから、手数料を負担したという流れがあるので、こちらとしても納得感がありますね。

本当に「ちょっとした言い方なんだよなー」と感じるところですよ。

自分から親近感を打ち出していく

相手の文章の雰囲気に合わせて、文章を書くというのも大事なのですが、私は「もっと親しくなりたい」「親近感がほしい」というときは、自分の方から文章で歩みよることがあります。

絵文字を使ったり、「!」「?」を使ったりして、文章の堅苦しさを取り払うわけです。

絵文字は職種によっては使えないこともありますし、ビジネスマナー的には論外とも言えるかもしれませんが、結局仕事は人と人とのやり取りなので、お互いが容認できる関係であれば問題ないと思います。

むしろそんな形式にとらわれず、望む人間関係をつくっていく方が大事なのではないかと思うくらいです。

まとめ

いやほんと、日常でちょっと言い回しを変えるだけで、もっと印象が良くなるのにと思うことはしょっちゅうです。

でも、世の中には言い方が下手な人もいますし、しょうがないのかもしれないですね。

メールやラインでは、文章の内容こそしっかり受け取りますが、相手の感情や本当の気持ちは文章から伝わってこないことがあるので、あまり言い回しに振り回されないようにしている感じです。